El futuro de la planificación de eventos está rodeado de incertidumbre. Con el surgimiento de nuevas variantes de covid-19, ¿cómo evolucionarán las regulaciones sobre eventos sociales? En una época en la que las personas pueden participar virtualmente desde la comodidad de sus hogares, ¿los asistentes estarán dispuestos a desplazarse para estar en persona?
“Volver a la normalidad” es el tema central entre los profesionales de eventos. De acuerdo con la empresa InEvent, que ofrece plataformas virtuales y presenciales para eventos, estas son algunas de las tendencias clave en la nueva normalidad de los eventos.
1. Eventos virtuales
Si bien los híbridos indudablemente darán forma al futuro de los eventos, los esquemas virtuales llegaron para quedarse, sobre todo en temas corporativos.
¿Quién no asistió a una boda, XV años o cumpleaños desde la sala de su casa?
Incluso el lanzamiento de productos ya se acostumbran de manera virtual, donde los asistentes reciben su kit para probar alguna bebida o platillos.
Los eventos virtuales han permitido a los organizadores llegar a una audiencia más amplia, mejorar su accesibilidad e inclusión y obtener un mejor retorno de la inversión y análisis de datos.
2. Eventos híbridos
Dado que una parte importante de los asistentes está ansiosa por volver a las conexiones y la experiencia en persona, las marcas de eventos reconocidas están experimentando progresivamente con eventos híbridos.
Los formatos varían y no existe un modelo definido. Sin embargo, al organizar eventos híbridos, los planificadores de eventos pueden obtener lo mejor de ambos mundos: el mayor alcance y accesibilidad de los eventos virtuales y la intimidad de los eventos en persona.
3. Enfoque de salud y seguridad
Como se mencionó anteriormente, el riesgo de contagio seguirá estando presente en la mente de los organizadores en un futuro próximo. Por lo tanto, la salud y la seguridad serán una de las principales prioridades para los eventos híbridos y presenciales.
La salud y la seguridad abarcan varias medidas, como asientos con distancia social, uso de mascarillas, ventilación, certificados de vacunación y pruebas previas de covid-19.
Los organizadores deben dejar claras estas medidas preventivas y los protocolos de salud y seguridad. De esa manera, los asistentes se sentirán cómodos participando en persona e interactuando con otros asistentes.
4. Networking de asistentes virtuales y en persona
Una tendencia creciente entre los organizadores de eventos híbridos corporativos es la implementación de estrategias y tecnologías para conectar a los asistentes virtuales y en persona.
Cerrar la brecha entre ambas audiencias de un evento híbrido puede ser complicado. Por un lado, la mayoría de los asistentes en persona están en el lugar para establecer contactos con otros asistentes en persona, no para conectarse con asistentes virtuales. Por otro lado, los asistentes virtuales suelen estar ansiosos por establecer contactos con los asistentes en persona.
En ese contexto, los organizadores recurren a las aplicaciones móviles de eventos, utilizando redes sociales y las salas virtuales para conectar a ambas audiencias.
5. Soluciones fluidas y sin contacto
Al organizar eventos híbridos como exposiciones y ferias comerciales, los organizadores se esfuerzan por brindar una excelente experiencia a los asistentes en persona. El proceso de registro se encuentra al comienzo de esa experiencia y debe ser lo más sencillo y seguro posible.
En ese sentido, los planificadores de eventos están aumentando su inversión en soluciones de registro rápido y sin contacto que minimizan las colas y el contacto de persona a persona.
Estos incluyen un pase digital con un código QR cifrado para cada asistente, impresión de credenciales de autoservicio o escaneos de reconocimiento facial.
6. Eventos en vivo a pequeña escala
Además, es probable que muchos eventos reduzcan el componente en persona para favorecer un entorno más pequeño e íntimo.
